Dlaczego wciąż tak mało pracujemy zdalnie?

remote_bg

Pracujesz w biurze? Jest duża szansa, że pracujesz zdalnie.

Przychodzisz do biura. Włączasz komputer. Sprawdzasz maile, odpalasz komunikator. Odbierasz dzwoniący telefon. Zaraz potem masz wideokonferencję z kimś parę tysięcy kilometrów dalej. Oczywiście wraz z Tobą w biurze siedzą jeszcze inne osoby. Świetnie je znasz z wypraw do kuchni ale w zasadzie nie pracujecie blisko razem. Twoi wewnętrzni i zewnętrzni klienci, osoby, na których pracę masz wpływ i te, które dostarczają Ci niezbędnych informacji są tam – w komputerze.

Czy ten scenariusz brzmi znajomo? Bo jeśli tak, to istnieje duża szansa, że Twoja praca jest zdalna.

“Ale jak to?” – zapytasz. “Przecież pracę z domu, taką naprawdę na odległość mogę wziąć góra raz w miesiącu. Wcale nie pracuję zdalnie !” . I masz w tym trochę racji.

To może spróbujmy się najpierw zgodzić co do tego, czym wogóle jest ta zdalność.

Definicja zdalności

No dobrze. To prawda, że zdalność możemy rozumieć dwojako. Rozpowszechniona definicja to ta, w której moje miejsce pracy znajduje się poza biurem, ale biuro pełni rolę takiego informacyjnego huba. Wyobrażam sobie to jak taką specyficzną smycz, którą przywiązani jesteśmy do biurowej sieci wewnętrznej (VPN – wirtualna sieć prywatna może dodatkowo stwarzać takie wrażenie). Więc jeśli jesteśmy poza biurem, to jesteśmy zdalni. Fair enough.

Ja ryzykuję jednak nieco inną definicję zdalności, do której już zdążyłem się przyzwyczaić w swojej obecnej, 100% pozabiurowej pracy.
Dla mnie praca na odległość to praca z ludźmi poprzez systemy informatyczne i telekomunikacyjne jak komputer czy telefon. Taka forma kontaktu jest jak słaby algorytm kompresujący – duży i stratny. Innymi słowy trzeba się nieźle nagadać a i tak połowa informacji tej werbalnej i pozawerbalnej zostaje bezpowrotnie utracona. W tej definicji niespecjalnie ma znaczenie, czy siedzisz przy biurku otoczony ludźmi “od kawy”, czy siedzisz w kawiarni na rogu, czy z dzieciakami nad basenem – Twoja komunikacja jest zdalna. I to ta definicja wydaje mi się bardziej precyzyjna. Po co to wszystko? Bo skoro już pracujemy zdalnie, to dlaczego nie mamy wszyscy nielimitowanych Home Office’ów?

O tym jednak porozmawiamy później. Póki co podsumujmy sobie definicję zdalności : Praca zdalna to praca oparta na komunikacji poprzez systemy teleinformatyczne obciążona utratą części informacji pozawerbalnej ale za to stwarzająca możliwość wykonywania jej prawie niezależnie od miejsca.

Małe i duże firmy – od rodzinnego do rozproszonego modelu

Nie mówię, że wszędzie taki scenariusz dnia to norma. W małych firmach albo zespołach informatycznych pracujących zwinnie (w ramach mindsetu Agile) duży stopień komunikacji bezpośredniej z członkami zespołu to norma, a komunikacja na odległość często odbywa się poprzez wyspecjalizowane osoby i jest sporadyczna.
Ale im firma większa i rozproszona po świecie, tym bardziej prawdopodobne, że znaczna część dnia pracy polega na komunikacji poprzez maile, komunikatory i telefon. Skoro tak, to poza uzasadnionymi przypadkami, kiedy kolokacja jest świadoma i faktycznie dużo daje, po co właściwie chodzimy do biura?

Biuro jako idealne miejsce do pracy i katalizator zaangażowania

Żeby pracować na komputerze przede wszystkim musimy mieć gdzie. Potrzebne jest biurko, wygodne krzesło, od którego nie skończymy z wysoką klasą inwalidzką w wieku 40 lat, dobre światło i przede wszystkim internet.

Zorganizowanie sobie podobnych warunków nawet w domu często nie jest łatwe. Szczególnie, jeśli nie ma w nim gabinetu, a przecież większość czasu w ciągu dnia spędzałeś w pracy. Pracodawcy w ostatnich latach zaczęli dostrzegać nie tylko funkcjonalność swojej przestrzeni biurowej co jej wpływ na zaangażowanie i poczucie szczęścia swoich pracowników.

Biuro daje nam miejsce i zazwyczaj daje nam coś jeszcze – kuchnię, gdzie pijąc kawę możemy porozmawiać sobie o pracy albo nie o pracy z koleżankami i kolegami, z którymi faktycznie pracujemy albo po prostu znamy się z widzenia. Możliwość nawiązania tej codziennej bezpośredniej relacji to dla wielu z nas jeden z podstawowych czynników zadowolenia z tego, że się do tej pracy wogóle przyszło. Szkoda tylko, że często ludzie z pracy otrzymują etykietkę “tych gorszych znajomych”, ale to zupełnie inna historia.

W pracy można mieć ekspres do kawy, można mieć również hamaki, basen, plażę i mech na ścianach. I świetnie, że pracodawcy tak zaczynają się o nas troszczyć, ale mam wrażenie, że często to wszystko po to, żeby zresetować nas po dużej dawce obarczonej komunikacyjnym błędem pracy zdalnej. Jestem sobie w stanie doskonale wyobrazić kompulsywne stąpanie boso po mchu w reakcji na bardzo nieprzyjemnego emaila albo telefon od dosyć niezadowolonego szefa czy klienta.

A jeśli w dużej mierze pracujemy zdalnie to może biuro to po prostu miejsce resetu od pracy? No ale wtedy coś jest nie tak.

Jak postrzegany jest Home Office i dlaczego wciąż go tak mało?

Skoro tyle jest zdalności w naszej pracy, to trudno oprzeć się pytaniu, dlaczego pracodawcy wciąż tak niechętnie pozwalają nam pracować z domu na tzw. Home Office’ach.

W moich poprzednich firmach Home Office był zjawiskiem albo absolutnego albo z pogranicza tabu. Był dostępny dla nielicznych, tylko i wyłącznie w drodze wyjątku. Często szefowie postrzegali go jak zło, ale godzili się raz na ruski rok wspominając jednak o tysiącu zakazów i nakazów sprowadzających się do “Ale masz pracować a nie się obijać”.

Lenistwo

W zasadzie zgadzam się z twierdzeniem, że człowiekowi na sporadycznym Home Office udziela się duch lenistwa. Nie obserwują go wścibskie oczy szefów i współpracowników, nie musi udawać też, że pracuje. Można walnąć się na kanapie, pójść na przydługą przerwę lunchową czy po prostu niechcący przyciąć drzemkę. Ale Home Office jest też wymagający – trzeba stworzyć sobie miejsce pracy i co najgorsze zorganizować się bez bata i kontroli nad głową. Mamy więc tendencję, by wykorzystywać doraźną pracę zdalną jako dodatkowy dzień wolny, który i tak się nam należy.

Strach przed utratą kontroli

Ale to wcale nie znaczy, że w biurze jesteśmy bardziej produktywni. Przecież jest tam mnóstwo przeszkadzajek i nikt w zasadzie nie ma gwarancji, że siedząc przed komputerem robimy to, za co nam się płaci. Po prostu przyzwyczailiśmy się do tego, że jeśli mamy kogoś na oku, to mamy większą kontrolę a oni na pewno lub prawie na pewno pracują w pocie czoła na nasz wspólny sukces. Ktoś, kogo nie ma w zasięgu wzroku dość łatwo staje się obiektem podejrzeń szczególnie, jeśli nie czuje się wzajemnego pulsu, czyli jakiejś częstej pętli zwrotnej w postaci wiadomości na messengerze, emaili czy telefonów. Człowiek potrafi z łatwością stworzyć sobie obraz innych, którzy przez to, że siedzą cicho zapewne nic nie robią. W biurze to trudniejsze.

Potencjalnie mniej kontaktu z ludźmi i miejscem pracy

To prawda, że będąc poza biurem, staje się ono dla nas czymś obcym, przestaje być drugim domem. Ludzie tam pracujący przestają być w ten sposób „namacalni” nawet jeśli oglądamy ich codziennie na Skypie. Ta obawa jest słuszna, bo bez budowania dobrej komunikacji zdalnej ludzie przestają wydajnie współpracować, łatwiej ich też zdemotywować.

Brak zaufania

To chyba najczęstsza przypadłość naszych organizacji. Ryzyko, które klasycznie przypisujemy obdarzeniem zaufaniem w naszej kulturze często po prostu się nie opłaca. Łatwiej jest zakazać powołując się na mniej lub bardziej sensowne argumenty niż zawierzyć, a potem wspólnie przeanalizować, jeśli efekt jest niesatysfakcjonujący. Problem znów rozbija się o to samo : Jeśli organizacja nie posiada narzędzi pozwalających mierzyć skutecznie wyniki pracy, np. poprzez cele i metryki , to następuje oczywista utrata kontroli, bo ciężko udowodnić, że praca została lub nie została zrobiona.

Brak dobrze zdefiniowanej strategii i celów

Od ogółu do szczegółu. Można robić, robić, robić niespecjalnie zastanawiając się nad celowością takiego robienia. W ten sposób rodzi się znany powszechnie “tryb strażaka” czyli wzmożona praca w reakcji na czynniki zewnętrzne, która stwarza pozory porządnej roboty, ale rzadko odpowiada na pytanie “Dlaczego?”. To często preferowany tryb operacyjny w organizacjach, gdzie cele są fasadowe i ustalane w celu zadośćuczynienia duchowi biurokracji.
Ale strategia jest ważna. Określa horyzont działań organizacji i zespołów. Dobrze więc jest mieć jasną, spójną i inspirującą strategię, do której każdy chciałby dołożyć jakąś, choćby niewielką cegiełkę. Cele to kolejny etap strategii – Dość trudny do zdefiniowania i wymagający czasem sporych nakładów kolektywnej pracy. Ale dobrze zdefiniowane cele kwartalne to podstawa skutecznego działania w ciągu kwartału. Nie tylko po to, żeby oceniać wyniki pracy na niższych szczeblach, ale też dla lepszej samoorganizacji pracowników. Brak powyższych często generuje dodatkowy strach wśród menadżerów, bo skoro pracujemy w trybie strażaka, to zdalnie ciężko wyegzekwować coś ASAP.

Zalety płynące z pracy zdalnej

Jeśli wciąż zastanawiasz się, po co właściwie przechodzić na pracę zdalną, to poniżej wyliczam benefity:

Pracodawca

  • Niższe koszty utrzymania biura / pracownika
  • Możliwość zatrudniania najlepszych ludzi globalnie, zamiast lokalnego optimum
  • Wyższe zaangażowanie dzięki autonomii
  • Wyższa retencja pracowników, bo możliwość pracy zdalnej jest dziś gorącym benefitem
  • Zwiększona produktywność dzięki możliwości pracy z miejsca, w którym czujemy się najlepiej
  • Mniej urlopów / urlopów na żądanie i chorobowego. Koniec z prychaniem na zdrową część zespołu, bo “to tylko przeziębienie”

Pracownik

  • Możliwość pracy skąd chcesz przy zachowaniu reguł pokrycia godzinowego ze współpracownikami / klientami
  • Koniec z dojazdami do pracy, a więc możliwość dużo lepszej organizacji czasu
  • Zwiększona kreatywność i produktywność poprzez dostosowanie środowiska pracy do indywidualnych potrzeb
  • Znacznie łatwiejsze pogodzenie pracy z życiem codziennym i obowiązkami pozapracowymi
  • Mniejszy stres

Do dzieła pracodawcy

Żeby system pracy zdalnej zaczął działać, warto upewnić się, że albo już mamy, albo zamierzamy mieć rozwiązane kilka spraw. Oto, co możesz zrobić jako “pracę domową” już teraz.

  • Zdefiniuj stopień zdalności wykonywanej pracy. Większość wykonywanych zadań może dziś wśród pracowników wiedzy obejść się na odległość. Te, które nie mogą odrzuć.
  • Zapytaj w zespołach, kto byłby zainteresowany eksperymentem pracy zdalnej. Ona nie jest dla każdego i nigdy nie należy do niej nikogo przymuszać
  • Sprawdź, czy masz funkcjonujący system ustalania celów (najlepiej nie dłuższych niż kwartalne) i ich regularnego przeglądu. OKR (Objectives and Key Results) to sprawdzony system oddolnego ustalania celów. Jeśli coś jest oddolne, to zazwyczaj wiąże się z większą autonomią pracownika, co w pracy zdalnej jest absolutnie konieczne, bo potrzebujemy budować ducha proaktywności.
  • Przemyśl jak i czy śledzisz produktywność w zespołach. Na początek wystarczą proste metryki ilościowe, lepiej jeśli będą im towarzyszyć dodatkowe metryki jakościowe.
  • Zapewnij dobrą pętlę zwrotna między pracownikami, menedżerami, coachami – w zasadzie ten punkt można zamknąć w “częstej i efektywnej komunikacji”. Praca na odległość wymaga dobrych narzędzi – Slack,Hipchat, czy jego darmowy odpowiednik RocketChat zapewni dobrą, integrującą pracowników komunikację tekstową. Do rozmów wideo Skype na początek może wystarczyć, ale przy częstej komunikacji jest za ciężki. Na rynku nie brak alternatyw np Zoom,Cytrix Go To Meeting czy Amazon Chime.

A jak Wy sądzicie? Skąd bierze się stosunkowo niski poziom zainteresowania regularną pracą zdalną w naszych organizacjach?

Sharing is caring! Lubisz to? Daj szansę innym :)
Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn17Share on Google+0

Więcej na ten temat